Was du über das Onboarding von Versicherungen mit einer Plattform wissen musst

Das Onboarding einer neuen Versicherung kann herausfordernd sein, besonders beim Wechsel von Plattformen, beim Einrichten von Schnittstellen und der Koordination interner Teams. In dieser Customer Story erfährst du, wie drei Unternehmen ihren Onboarding-Prozess mit grape effizient gestaltet haben. Wir zeigen dir, welche Herausforderungen sie vor dem Wechsel hatten, was sich seitdem verändert hat und wie die Plattform, die Prozesse und die Menschen bei grape zum Erfolg beigetragen haben.

1. Herausforderungen

Die Absenzen in der Schweiz haben Rekordwerte erreicht. 2022 fehlten laut Bundesamt für Statistik Arbeitnehmende krankheitsbedingt durchschnittlich 9,3 Arbeitstage. Diese Zahl hat direkte Auswirkungen auf Unternehmens-Budgets, Versicherungsprämien und die tägliche Produktivität.

Hinter diesen Zahlen verbirgt sich ein grundlegendes Problem. HR-Teams sollen diese Herausforderungen bewältigen und das mit veralteten, fragmentierten Systemen. Excel-Listen, geteilte E-Mail-Postfächer oder manuelle Datenerfassung gehören noch immer zum Alltag. Viele Teams reagieren erst, wenn Probleme bereits bestehen, weil sie mit Tools arbeiten, die der heutigen Komplexität nicht gewachsen sind. Dabei wollten viele HR-Mitarbeitende sich eigentlich um Menschen kümmern, nicht um Systeme.

Aber nicht nur die Unternehmen kämpfen damit. Laut der IFZ Versicherungsstudie 2025 arbeiten auch viele Versicherer mit zu vielen isolierten Systemen und können HR-Teams daher nicht die nötige Transparenz und Unterstützung bieten. Wie die Handelszeitung feststellt, müssen sowohl Versicherer als auch Arbeitgeber auf einfachere, digitale Modelle umsteigen, um effizient, compliant und mitarbeiterorientiert zu bleiben.

Bevor sie mit grape zusammenarbeiteten, standen Fisba, CWS Workwear und andere Firmen vor genau diesen Herausforderungen. Ein Kunde beschrieb Schadensmeldungen als grosses Problem: „Wir hatten nur eine webbasierte Lösung und nichts wurde gespeichert.” Abhängigkeiten von Dritten machten Zeitpläne unberechenbar und Aufgaben wie die Automatisierung von Workflows wirkten überwältigend.

Am gravierendsten war aber, dass es kein zentrales System gab, das alles zusammenführt und HR ermöglicht, proaktiv für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu sorgen.

2. Was wäre, wenn Onboarding anders aussähe?

Alle drei HR-Teams hatten ihre eigene Version derselben Geschichte: Schadensmeldungen waren umständlich, die Automatisierung von Prozessen schien unmöglich und die Übernahme laufender Fälle war chaotisch und unberechenbar.

Der Wechsel zu einer Plattform wie grape, die Automatisierung und Transparenz bietet, war zwar attraktiv, doch dieser Schritt bedeutete zunächst Aufwand und Zeit. Beides hatten die Teams aufgrund ihrer veralteten Systeme kaum.

Bei grape aber beginnt die Transformation schon beim Onboarding.

3. Ein System, das sich kümmert

Anstatt Kunden allein durch den Prozess zu schicken, übernimmt unser Customer Success Team die Führung. Es managt den gesamten Prozess und übernimmt das Projektmanagement, damit sich HR auf seine Mitarbeitenden konzentrieren kann.

Einen typischen Zeitplan kann man sich so vorstellen: Die meisten Onboardings starten spätestens im November—sofern der Vertrag unterzeichnet ist—mit dem Ziel, bis zum 1. Januar für den KTG-Prozess live zu sein. Das Integrationsprojekt kann sich dabei bis Mitte Februar dauern. Während dieser Zeit bieten wir strukturierte Kickoff-Meetings, klare Dokumentation und einen gemeinsamen Zeitplan für alle Beteiligten, von HR und Payroll bis IT an.

Der Plattform-Zugang wird sobald es sinnvoll ist gewährt und grape treibt aktiv die Übernahme laufender Schadenfälle voran. Tools wie die Fallübernahme-Vorlage und der Kundenfragebogen helfen dabei, Bedürfnisse früh zu klären und das Go-Live zu beschleunigen. Bei grösseren Kunden stellen wir zusätzliche Review-Sessions vor, währendund nach dem Go-Live sicher, dass alle Beteiligten informiert und abgestimmt sind.

Dieses strukturierte Vorgehen nimmt Druck von den internen Teams und sorgt dafür, dass niemand das Projekt allein stemmen muss.

Die Rückmeldung der Kunden: einfach, intuitiv, vertrauensbildend. Sebastian von CWS Workwear brachte es auf den Punkt: KISS—keep it simple, stupid. Jeder Schritt löste den nächsten aus, sodass der Rollout wie eine Kettenreaktion lief und man sich nie verloren fühlte.

4. grape connect

grape connect ist das Bindeglied, das die HR-Systeme unserer Kunden mit der grape Plattform verbindet und damit Automatisierung ermöglicht. Oft sind Integrationen ein Reibungspunkt. Unser Ziel: Den Prozess so einfach und kollaborativ wie möglich zu gestalten.

Von Anfang an bitten wir Kunden, Informationen zu ihren internen Systemen und den zuständigen Personen bereitzustellen. Daraus ergibt sich ein gemeinsames IT-Scoping-Meeting, in dem beide Seiten klären,

was möglich und nötig ist und wie Erfolg für sie aussieht. Dieses Meeting ist entscheidend; es schafft Klarheit über Erwartungen, mögliche Kosten (z. B. durch Integrationspartner), Zeitpläne und erantwortlichkeiten und verhindert ungeprüfte Annahmen über was technisch möglich ist. Anschliessend stellt grape klare Integrationsdokumentation und Datenstandards bereit zur direkten Weitergabe an interne IT-Teams oder externe Partner zur Machbarkeitsprüfung.

Fisba betonte hier, wie wichtig eine enge Abstimmung gerade in dieser Phase ist, besonders im Dreieck grape, Integrationspartner und interne IT.

Was grape connect neben der Prozessautomatisierung so stark macht: Es macht aus manueller Absenzenverwaltung einen automatisierten Prozess.

Ohne diese Integration müssen Kunden Falldaten manuell erfassen, inklusive Basisdaten wie Name, Geburtsdatum und Anstellungsstatus. Das ist zeitaufwendig, nicht skalierbar und fehleranfällig.

Mit grape connect entsteht eine zentrale Datenquelle für Mitarbeitende,diese ist Basis für automatisierte Schadenprozesse und korrekte Leistungsberechnungen.

Zum Beispiel: Nutzt ein Unternehmen Abacus als HR- oder Lohnsystem, kann eine Schnittstelle alle relevanten Daten direkt an grape übertragen.Da die Datenflüsse nun automatisiert sind, reduziert das Tippfehler, Duplikate oder fehlende Einträge erheblich.

Vor dieser Integration mussten einzelne Kunden Briefe manuell versenden und Daten mehrfach erfassen, ein doppelt so aufwendiger Prozess. Mit grape connect lobte CWS Workwear vor allem die intelligenten Hinweise, die ihr HR-Team von reaktiv zu proaktiv umstellten.

5. grape care

grape care geht über reine Versicherungsprozesse hinaus, es hilft nicht nur bei der Verwaltung von Absenzen, sondern reduziert diese aktiv um 0,5–1,0%. Kunden, die grape care nutzen, erzielen in der Regel den grössten ROI, da es hilft, Absenzen durch gezielte Nachbetreuung und Insights zu Trends aktiv zu reduzieren.

grape connect liefert die Daten. Mit grape care verwandelt man sie in Taten. Bei Rückkehr einer erkrankten Person wird automatisch eine Nachbetreuung ausgelöst: Die zuständige Person erhält ein vordefiniertes Formular mit nächsten Schritten, Leitfragen und Dokumentationshinweisen. Dieses Formular wurde in Zusammenarbeit mit Branchenexperten entwickelt, um Relevanz und Wirksamkeit zu gewährleisten.

Diese strukturierten Schritte bei der Rückkehr von Mitarbeitenden reduzieren Unsicherheiten und verhindern, dass etwas übersehen wird, auch in Unternehmen mit hunderten oder tausenden Mitarbeitenden. Bei komplexeren Fällen können Aufgaben vom Line Manager an das HR weitergeleitet werden, damit der Prozess weiterhin flexibel und präzise weiterlaufen kann..

Dank dieser Funktionen von grape care brauchen HR Teams dann keine Excel-Tracker, Kalendererinnerungen oder Offline-Dokumente mehr. Echtzeit-Transparenz und saubere Dokumentation halten alles im Fluss und reduzieren den administrativen Aufwand.

Die Plattform visualisiert auch Absenzen-Trends nach Team, Abteilung oder Saison. So können HR-Teams Muster erkennen, Ursachen analysieren und gezielte Massnahmen entwickeln und das mit minimalem Aufwand. Ein smarter Weg, um von reaktiven zu proaktiven Prozessen zu kommen—für mehr Wohlbefinden im Unternehmen.

6. Key Takeaways

Diese Customer Story dreht sich nicht nur um neue Software oder digitale Schadensmeldungen, sondern darum, was passiert, wenn Onboarding Teil der Lösung wird und nicht nur ein Prozess bleibt.

Wer früh startet, alle Stakeholder einbindet und auf Klarheit setzt, kann den Wechsel zu einer neuen Versicherung deutlich vereinfachen und langfristig echten Mehrwert schaffen. Mit Lösungen wie grape connect und grape care erhalten Kunden nicht nur Automatisierung, sondern auch ein System, das mit ihnen wächst, Komplexität reduziert und HR auf das Wesentliche fokussiert: Menschen.

Gerade für Teams, die mit steigenden Absenzen und wachsender administrativer Last kämpfen, ist das ein intelligenter, nachhaltiger Ansatz für Versicherungs- und Gesundheitsmanagement.

Und alles beginnt mit einem Onboarding, das dich vom ersten Tag an stärkt.