Wir sind im People-Business und unterstützen HR

Wie grape Absenzen- und Schadensmanagement vollständig digitalisiert hat und was das für Unternehmen, Mitarbeitende und Versicherer bedeutet.

1. Die Herausforderung

In den meisten Unternehmen fühlt sich Absenzenmanagement immer noch wie ein Flickwerk an: Manuelle Excel-Tabellen, verstreute E-Mails, langsam reagierende Versicherer und Systeme, die nicht miteinander kommunizieren. HR-Fachkräfte müssen wertvolle Zeit mit repetitiven Administrationsaufgaben verbringen, statt sich um die Menschen zu kümmern, die ihre Unterstützung brauchen.

Zum Beispiel konnte bei einem unserer Kunden ein einziger Fehler den gesamten Schadensmeldeprozess zunichte machen. Wenn jemand das Formular ausgefüllt und am Ende das falsche Feld anklickte, war der komplette Eintrag weg. Auch bei CWS Workwear berichtete das HR-Team, dass es mehr Zeit mit Papierkram als mit den Mitarbeitenden verbringen musste. Absenzen dauerten Wochen bis zur vollständigen Bearbeitung, Updates kamen nur schleppend und alles fühlte sich mühsamer an, als es sein sollte.

Die Ironie war allen Teams bewusst: Die Systeme, die ihnen eigentlich helfen sollten, standen ihnen im Weg.

2. Eine neue Art von Versicherung

Aber was wäre, wenn es einen besseren Weg gäbe?

Diese Frage war, was diese Unternehmen zu grape brachte. Als erster und bislang einziger Anbieter in der Schweiz, der den gesamten Absenzen- und Schadensprozess vollständig digital abbildet, denken wir Absenzenmanagement neu—vom ersten Krankheitstag bis zur reibungslosen Rückkehr. Mit grape arbeiten Unternehmen, Mitarbeitende und Versicherer in einem transparenten, digitalen Ökosystem zusammen.

Das verbessert nicht nur HR-Prozesse, sondern hat auch positive Effekte auf die Gesundheit der Menschen und damit auf den Geschäftserfolg.

Ein Wechsel zu grape bedeutet:

• Automatisierte Workflows
• Strukturierte Falldaten
• Transparente Dashboards und klare Verantwortlichkeiten

3. Ergebnisse, die zählen

Für diese Unternehmen war der Wechsel zu grape der Wendepunkt. Denn mit uns war Versicherung nicht mehr länger ein Hindernis, sondern ein Tool mit echtem Mehrwert. Die Vorteile sind nicht nur theoretisch, die Zahlen sprechen für sich.

A. Automatisierung steigert Effizienz

‍Für einen Kunden bedeutete der Umstieg auf grape, endlich alte Systeme hinter sich zu lassen, die eher Hindernis als Hilfe waren. Denn früher war die Fallmeldung eine Belastung—ein einziger Fehler im Formular und alle Eingaben waren weg. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch demotivierend fürs Team.

Nach dem Wechsel änderte sich alles: Workflows wurden intuitiv und Aufgaben, die zuvor ewig dauerten, konnten nun in der Hälfte der Zeit erledigt werden. Das bedeutete einen enormen Effizienzgewinn und freigewordene Zeit, die in andere Aufgaben investiert werden konnte.

Auch bei CWS Workwear mit über 450 Mitarbeitenden waren die Ergebnisse beeindruckend: Die Administrationszeit wurde drastisch reduziert und ein Bearbeitungsprozess, der vorher sechs Wochen dauerte, verkürzte sich auf nur vier. So bleibt nun mehr Raum für Betreuung und Ursachenklärung der Absenzen.

Bei Fisba zeigte sich ein ähnlicher Effekt: Durch die Automatisierung aller Routine-Kommunikation, Erinnerungen und Datenweitergaben musste das Team nicht mehr ständig kontrollieren und nachfassen. Dank der HR-Automatisierung konnte ein Teammitglied sogar seine Arbeitszeit um 20 % reduzieren, ohne dabei Aufgaben schleifen zu lassen.

Für HR bedeutet das: weniger Brandbekämpfung, mehr Zeit für Menschen. Plötzlich war HR nicht mehr nur am Aufholen, sondern einen Schritt voraus.

B. Entlastung für Mitarbeitende

‍Krank zu sein ist an sich schon belastend. Schleppende Kommunikation, unklare Anweisungen und unzuverlässige Kommunikation erhöhen diesen Druck nur noch mehr. Mit grape ändert sich das: Die Krankmeldung wird einfach, es gibt klare Fristen und die Kommunikation wird wieder menschlich.

Bei CWS Workwear schuf dieser Wandel Raum, um sich wieder auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: menschliche Verbindung. Ihr HR-Team kann mehr Zeit investieren in Gespräche, Rückkehrplanung und individuelle Unterstützung. Statt Absenzen nur zu verwalten, können sie jetzt aktiv bei der Genesung und Wiedereingliederung unterstützen.

C. Ein smarterer Ansatz für Versicherer

‍Die Digitalisierung des Prozesses hilft nicht nur Unternehmen und Mitarbeitenden, sie verändert auch grundlegend, wie grape als Versicherer arbeitet. Mit Zugang zu strukturierten Falldaten können Entscheidungen schneller und fundierter getroffen werden. Nie mehr Papierstapel oder rätselhafte Post-Its.

Unsere Kunden beschreiben dies als klaren Kontrast zu traditionellen Versicherern. Statt im Dunkeln zu tappen, haben sie mit uns volle Transparenz: Dashboards, dokumentierte Schadensfälle und offene Kommunikationswege mit klaren Ansprechpersonen. Diese Transparenz schafft Vertrauen und ermöglicht eine echte Zusammenarbeit, sodass Versicherung nicht mehr nur eine reine Service-Abwicklung ist.

Während das Customer Success Team auf technischer und strategischer Ebene in regelmässigen Business-Reviews unterstützt, tritt der Claims-Bereich dann in den Vordergrund, wenn es am meisten darauf ankommt und macht mit ihrer Arbeit das Modell zugleich effizient und persönlich für alle Beteiligten. Dieses Setup bedeutet: weniger Übergaben, schnellere Lösungen und persönlichere Gespräche. Denn wir glauben, dass in der Versicherung die Menschlichkeit genauso zählt wie das Ergebnis.

Wir bei grape nutzen Automatisierungen, um Effizienz zu schaffen, wo es nötig ist, damit Menschen dann präsent sein können, wenn es wirklich zählt.

Und das spüren auch unsere Kunden: Statt Funkstille gibt es klare Kommunikation, Echtzeit-Updates und Ansprechpartner, die ihr Setup kennen und bei Bedarf schnell eingreifen können.

4. Eine andere Art von Beziehung

Im Zentrum dieser Transformation steht etwas Tieferes als nur Tools. Es geht darum, wie sich Kunden fühlen. Anstelle einer unpersönlichen Erfahrung und einer rein transaktionalen Beziehung sehen sie in grape einen echten Partner.

Unser Customer Success Team bleibt in engem Austausch mit den wichtigsten Stakeholdern von HR über Payroll bis zu den operativen Leads und bietet punktgenaue Unterstützung. Diese Unterstützung ist individuell und oft spontan, genau dann, wenn sie gebraucht wird. Grössere Kunden profitieren zudem von quartalsweisen Strategie-Reviews, bei denen wir uns über Absenzen-Trends und Präventionsstrategien abstimmen.

Das Ergebnis:

• Mehr Vertrauen.
• Wärmerer Ton.
• Stärkere Zusammenarbeit.